Wenn Sie Proviant auf Ihr ausgewähltes Boot liefern lassen möchten, füllen Sie die folgenden Felder aus und senden Sie diese an den zuständigen Anbieter. Bitten Sie um eine Antwort zu jeder Position. Nutzen Sie das Formular für die Abwicklung einer konkreten Warenbestellung, nicht zur Auswahl einer Verpflegungspauschale oder als Bestätigung enthaltener Mahlzeiten.
1. Buchung und Bestellweg eindeutig zuordnen
Beginnen Sie mit diesen Angaben: Bootsname und Modell: ___; Buchungsreferenz: ___; Charterbeginn: ___; Lieferort: ___; Kontaktperson der Gruppe und Kommunikationsweg: ___. Bitten Sie um eine Antwort ausdrücklich für dieses Boot und diese Buchung. Fragen Sie bei einem möglichen Bootswechsel, welche Angaben erneut bestätigt werden müssen. Übernehmen Sie eine Vereinbarung aus einer früheren Reise nicht ungeprüft in das neue Formular, sondern lassen Sie die betreffenden Felder erneut beantworten.
Formulieren Sie die Anfrage so: Falls Sie für diese Buchung eine Proviantlieferung anbieten, über welchen Kanal sollen wir bestellen? Bis zu welchem Datum und welcher Uhrzeit einschließlich Zeitzone muss die Bestellung abgeschlossen sein? Sunsail erläutert, dass nach Eintragung der Buchungsreferenz im Kundenkonto die Bestellfrist erscheint. Übertragen Sie dieses Verfahren nicht auf andere Anbieter. Lassen Sie ergänzen: Bestellkanal: ___; Abschlussfrist: ___; notwendiger Abschlussschritt: ___; Bestätigung des Bestelleingangs: ___.
2. Einkauf durch den Anbieter und Fremdbestellung trennen
Stellen Sie zwei getrennte Fragen: Können Sie den Einkauf für uns übernehmen? Akzeptieren Sie eine Lieferung aus einer Bestellung, die wir selbst bei einem anderen Händler aufgeben? Lassen Sie für jede angebotene Variante festhalten, wer die Produktliste übermittelt, den Einkauf beauftragt, bezahlt und die Lieferung abstimmt. Setzen Sie die Annahme einer Fremdlieferung nicht mit einem Einkaufsservice oder einer übernommenen Händlerkommunikation gleich.
Ergänzen Sie diese Antwortfelder: Gewählte Variante: ___; einkaufende Person: ___; Händlerkontakt: ___; zuständig für Lieferanweisungen: ___; mögliche Einkaufs- oder Liefergebühr mit Berechnungsgrundlage: ___. Falls eine Fremdbestellung akzeptiert wird, erfragen Sie die Boots- und Treffpunktangaben für den Händler. Fragen Sie auch, wer bei einer Bestelländerung oder einem anderen Lieferort informiert werden muss und wer diese Mitteilung übernimmt. Lassen Sie noch offene Aufgaben ausdrücklich offen kennzeichnen.
3. Warenliste und verfügbaren Kühlraum abgleichen
Legen Sie jede Produktposition mit folgenden Feldern an: Positionskennung: ___; Produkt und gewünschte Ausführung: ___; Menge und Einheit: ___; Packungsgröße: ___; gewünschte Kühl- oder Tiefkühllagerung: ___; Freigabeperson für Ersatz: ___. Geben Sie bei Getränkeflaschen beispielsweise sowohl die Anzahl als auch den gewünschten Flascheninhalt an. Bitten Sie den Anbieter, Änderungsvorschläge anhand der Positionskennung zuzuordnen, damit Sie gezielt Menge, Verpackung oder Produktwunsch überarbeiten können.
Die Ausrüstungsliste von The Moorings nennt einen Kühlschrank beziehungsweise eine Kühlplatte und für Motorkatamarane ein separates Gefriergerät. Eine zahlenmäßige Kapazität geht daraus nicht hervor. Fragen Sie für Ihr Boot: Welcher nutzbare Kühlraum und gegebenenfalls Gefrierraum steht zur Verfügung, und passen die angefragten Mengen hinein? Antwortfelder: Bestätigte Ausstattung: ___; Eignung für die beigefügte Liste: ___; anzupassende Positionen: ___. Lassen Sie Tiefkühlwünsche gesondert beantworten, statt aus einer Kühlmöglichkeit auf ein Gefriergerät zu schließen.
4. Ersatzfreigaben und Anfangsbestand festhalten
Bitten Sie für jede Position um Bestätigung des Vorgehens bei fehlender Verfügbarkeit. Geben Sie an, ob zuerst Kontakt aufgenommen, eine von Ihnen benannte Alternative vorgeschlagen oder die Position ohne Freigabe weggelassen werden soll. Fragen Sie, ob Änderungen bei Marke, Packungsgröße, Stückzahl oder Preis jeweils eine neue Zustimmung benötigen. Ergänzen Sie gemeinsam: Freigabeperson: ___; Kontaktkanal: ___; vereinbartes Vorgehen ohne Rückmeldung: ___. Lassen Sie eine allgemeine Ersatzfreigabe nicht anstelle Ihrer positionsbezogenen Wünsche stehen.
Falls Verbrauchsmaterialien zu Beginn bereitgestellt werden, bitten Sie um die Produkt- und Mengenliste für diese Buchung. Fragen Sie nach möglichen Überschneidungen mit Ihrer Bestellung, etwa bei Getränken, Kaffee oder Küchenverbrauchsmaterial, ohne diese als enthalten anzunehmen. Notieren Sie je Übereinstimmung: Bestätigter Anfangsbestand mit Menge: ___; zugehörige Bestellposition: ___; gewünschte Kürzung oder Streichung: ___; Anbieterantwort: ___. Lassen Sie die überarbeitete Bestellung prüfen, bevor Sie einen Produktnamen aus einem allgemeinen Inventar als ausreichenden Bestand behandeln.
5. Annahme, Warenkontrolle und Abschluss zuweisen
Fragen Sie getrennt nach den Zuständigkeiten: Wer nimmt die Lieferung an, wer vergleicht die Waren mit der vereinbarten Liste und wer meldet fehlende oder abweichende Produkte? Nutzen Sie die Felder Annahmeperson und Kontakt: ___; kontrollierende Person: ___; Empfänger und Kanal für Abweichungsmeldungen: ___; Treffpunktangaben: ___. Falls unterschiedliche Personen Annahme und Kontrolle übernehmen sollen, fragen Sie, wie beide dieselbe bestätigte Listenfassung erhalten und die Übergabe untereinander dokumentieren sollen.
Schließen Sie das Formular mit diesen Angaben ab: Name des Anbieterkontakts: ___; Antwortdatum: ___; maßgebliche Listenfassung: ___; akzeptierte Positionen: ___; offene Fragen: ___. Fragen Sie, welche Lösung bei fehlenden oder anderen Produkten vorgeschlagen werden kann und wer sie freigibt. Senden Sie bei Änderungen eine neue Fassung und lassen Sie bestätigen, ob diese die frühere ersetzt. Bitten Sie darum, Übermittlung, Bestellannahme und Lieferkontrolle jeweils in einem eigenen Feld zu dokumentieren.
Häufige Fragen
Gilt das ausgefüllte Formular bereits als Bestellung?
Fragen Sie den Anbieter, welcher Schritt die Bestellung abschließt. Halten Sie das Absenden der Liste, die Anbieterantwort und die Bestätigung des Bestellabschlusses getrennt fest.
Was trage ich ohne genannte Bestellfrist ein?
Kennzeichnen Sie die Frist als offen und erfragen Sie Datum, Uhrzeit und Zeitzone. Lassen Sie außerdem klären, ob für Listenübermittlung und Bestellabschluss verschiedene Fristen gelten.
Reicht ein Kühlschrank in der Ausstattungsliste?
Bitten Sie um einen Abgleich Ihrer konkreten Mengen mit dem nutzbaren Platz. Lassen Sie bei Tiefkühlprodukten zusätzlich bestätigen, ob entsprechender Gefrierraum vorhanden und geeignet ist.
Braucht jede Position ein Ersatzprodukt?
Kennzeichnen Sie auch Positionen, für die Sie keinen Ersatz wünschen. Fragen Sie nach dem Freigabeverfahren und dem Vorgehen, wenn die benannte Kontaktperson nicht antwortet.
Dürfen Annahme und Kontrolle verschiedene Personen übernehmen?
Fragen Sie, ob der Anbieter dieser Aufgabenverteilung zustimmt. Tragen Sie gegebenenfalls beide Kontakte ein und lassen Sie die Weitergabe derselben Listenfassung sowie die Meldung von Abweichungen klären.
Wie berücksichtige ich bereitgestellte Verbrauchsmaterialien?
Erfragen Sie zunächst Produkte und Mengen für Ihre Buchung. Vermerken Sie anschließend die gewünschte Kürzung an der passenden Bestellposition und lassen Sie die neue Liste bestätigen.